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概述:

SugarCRM的Outlook插件使您可以将电子邮件存档到SugarCRM,同步联系人,会议,电话和任务,以及创建新的SugarCRM记录。该插件可用于SugarCRM的所有受支持的版本,并且必须安装在每台运行Outlook且需要该插件的计算机上。本文档描述了如何使用用于Microsoft Outlook的SugarCRM插件在Outlook和SugarCRM之间同步和创建记录,以及将电子邮件存档到SugarCRM。

先决条件

  • 每个用户只能运行一个用于Microsoft Outlook的SugarCRM插件安装。
  • 有关Sugar版本兼容性,平台要求和支持的环境的完整列表,请参阅“插件支持的平台” 页面。  
  • 要使用插件的同步和存档功能,登录用户必须为其要同步或存档的模块启用“导入”,“导出”,“批量更新”和“删除”角色权限。有关角色权限的更多信息,请参考“ 角色管理” 文档。
  • 建议您在升级到最新版本之前,先卸载用于Microsoft Outlook的Sugar插件的任何先前版本。有关卸载早期版本的Sugar插件的更多信息,请参阅《  Sugar Plug-in for Outlook安装指南》

有关使用Microsoft Outlook Sugar插件和对其进行故障排除的其他信息,请查看知识库中的文章 。

术语

用于Outlook的Sugar插件使用户可以将Outlook中的记录存档,同步和关联到Sugar。下表说明了这些活动之间的区别:

术语描述
封存电邮从Outlook归档电子邮件将在Sugar的“电子邮件”模块中创建该消息的副本作为电子邮件记录。
同步联系人,日历项,任务同步过程首先在相反的系统中创建相应的记录,然后从一侧或两侧来回推动更改,这取决于Outlook在Sugar和Outlook之间的数据共享,具体取决于您在插件设置中配置同步的方式。
标记为同步联系人,日历项,任务将记录标记为要同步是用于告诉插件在与Sugar将来的同步中应包括Outlook记录的方法。
涉及联系人,日历项,任务,电子邮件相关将在Outlook记录和Sugar中的非活动记录之间建立关系。

以下各节说明在Outlook中使用电子邮件,联系人和事件时,Outlook的“加载项”选项卡中的Sugar选项以及在功能区的主选项卡中将看到的上下文相关菜单选项。

加载项标签菜单

安装Sugar插件之后,可以通过单击Outlook功能区上的“加载项”选项卡访问以下选项:

关于SugarCRMPlugIn的加载项
菜单项描述
SugarCRM插件设置配置Outlook的Sugar插件中所述,连接到Sugar并配置各种插件设置。
SugarCRM插件帮助在默认的Web浏览器中从Outlook导航到本用户指南(需要Internet访问)。
关于SugarCRM插件 查看有关已安装的用于Outlook的Sugar插件版本的详细信息(例如版本和内部版本)。

SugarCRM操作菜单

Outlook用户界面的工具栏中始终存在SugarCRM“操作”菜单。在熟悉的Sugar cube图标的变体旁边,它显示为一系列选项。可用的选项将自动与您在Outlook中的操作有关。

例如,在Outlook中使用邮件项目时显示的菜单选项与归档电子邮件,创建记录以及将联系人从Outlook同步到Sugar有关:
Outlook功能区SugarOptions 2016 1

再举一个例子,在Outlook中处理非邮件项目时显示的菜单选项与同步和标记记录以从Outlook同步到Sugar有关:
PeopleTasks日历糖选项

下表总结了上下文相关菜单选项及其在Outlook中使用电子邮件,日历项目,任务和联系人时的可用性。单击菜单项的名称以获取更多信息。

菜单项能见度
电子邮件收件箱撰写邮件日历任务
存档到糖    
新糖纪录    
发送和存档    
查找糖地址   
同步到糖 
标记为同步
(保存并标记为同步)
  
标记为同步和关联
(保存,标记为同步和关联)
  
从同步取消标记  
糖中查看  
将公司设置为糖帐户    

为Outlook配置Sugar插件

您可以连接到Sugar,也可以通过SugarCRM插件设置窗口配置各种插件设置。要访问这些设置,请单击Outlook功能区中的“加载项”选项卡,然后选择“ SugarCRM插件设置”。设置窗口将打开,您可以在其中配置各选项卡中的选项,如下节所述。
OPI SugarCRMPlug-inSettingsWindow

通用设置

常规选项卡允许您将Outlook的Sugar插件连接到Sugar并配置基本首选项。将Outlook插件连接到Sugar实例的步骤因实例是否使用SugarIdenitity而异。有关更多信息,请根据您的情况,参考下面的“用无糖身份登录”或“使用糖身份登录”部分。有关在安装插件后在插件和Sugar实例之间建立连接的更多信息,请参阅《  Sugar Plug-in for Outlook安装指南》

注意:仅某些SugarCloud实例使用SugarIdentity。请参阅SugarIdentity Guide,以确定您是否配置了这样做。现有客户将在其实例开始使用该服务之前得到通知。

不使用SugarIdentity登录

以下步骤涵盖将插件连接到不使用SugarIdentity的Sugar实例:

  1. 在“连接”部分中,输入您的Sugar实例URL,然后单击“连接”。
    注意:请确保以“ https://”开头的URL。
    OPI SettingsWindowGeneralTab连接
  2. 如果与您的Sugar服务器建立了连接,则会出现一个登录对话框。输入您的Sugar用户名和密码,然后单击“确定”。
    OPI登录对话框

注意:使用单点登录(SSO)的Sugar实例不支持Outlook的Sugar Plug-in,除非该实例使用 SugarIdentity。 

使用SugarIdentity登录

用于Outlook的Sugar插件可以通过标准登录单点登录连接到使用SugarIdentity的Sugar实例 。请注意,对于启用了SugarIdentity 并使用 LDAPSAML的实例,该插件支持单一登录 。请注意,只有某些SugarCloud实例使用SugarIdentity。请参阅SugarIdentity Guide,以确定您是否配置了这样做。现有客户将在其实例开始使用该服务之前得到通知。

标准登录

以下步骤涵盖将插件连接到启用了SugarIdentity的实例(不使用LDAP / SAML): 

  1. 在“连接”部分中,输入您的Sugar实例URL,然后单击“连接”。 
    注意:请确保以“ https://”开头的URL。
    OPI SettingsWindowGeneralTab连接
  2. 在出现的登录窗口中,输入您的Sugar用户名和密码,然后单击“登录”。
  3. 将出现一个用户同意窗口,要求访问您的Sugar帐户。单击“允许访问”以授予访问权限以建立连接。

如果连接成功,您将看到一条成功消息。 

使用SugarIdentity进行单点登录身份验证

以下步骤涵盖将插件连接到使用LDAP / SAML的启用SugarIdentity的实例:

  1. 在“连接”部分中,输入您的Sugar实例URL,然后单击“连接”。 
    注意:请确保以“ https://”开头的URL。
    OPI SettingsWindowGeneralTab连接
  2. 在出现的登录窗口中,输入您的LDAP或身份提供程序(例如Okta)登录凭据,然后单击“登录”或“登录”。 
  3. 将出现一个用户同意窗口,要求访问您的Sugar帐户。单击“允许访问”以授予访问权限以建立连接。

如果连接成功,您将看到一条成功消息。  

一般首选项

可以在“常规”选项卡下配置以下首选项:

  • 在每次操作后显示确认通知:选择是否要在每次操作(例如同步,存档等)完成时接收确认通知。
  • 自动同步每个:如果在Outlook中为任何记录类型启用了自动同步功能,以自动将Outlook数据同步到Sugar,反之亦然,则必须启用和配置此选项。您也可以指定同步的时间范围(例如5分钟,20分钟)。 
  • 显示自动同步对话框:选择是否要在发生自动同步时查看对话框。
    注意:如果您希望通过对话框查看有关同步失败的记录的详细信息,请确保启用此选项。   
  • 首先解析姓氏:选择是否要首先显示已同步Sugar联系人的联系人姓氏(例如Smith John)。
  • 同步时忽略私有标志:选择是否要让插件忽略呼叫,会议,任务和联系人的私有标志设置,并将记录同步到Sugar。
  • 忽略Sugar模块的可见性设置 :如果要在Sugar插件中显示Sugar中隐藏的模块,请启用此选项。
  • 自动填充Sugar查找列表:通过“归档电子邮件”窗口进行归档时,将根据预先填充的搜索条件自动执行搜索。如果禁用,则需要单击“搜索”按钮才能在Sugar中执行记录搜索。 
  • 显示右键菜单:如果启用,则Sugar插件选项(例如,标记为要同步,存档到Sugar等)出现在右键菜单中。

邮件设定

邮件选项卡具有用于设置电子邮件归档和附件首选项的选项。
SugarcrmSettings MailTab

以下选项可用于在“邮件”选项卡下配置电子邮件归档:

  • 启用自动存档:选中此复选框可以启用电子邮件的自动存档。启用自动存档将使以下附加选项可用:
    • 默认情况下,启用自动存档复选框:选择是否要默认选中“在此对话中自动存档将来的电子邮件”选项。
    • 在电子邮件取消存档后停止会话自动存档:如果要在从Sugar中取消存档电子邮件时保留自动存档功能,并禁用此选项 并允许会话中将来的电子邮件继续存档到Sugar。
    • 自动为联系人/领导者存档所有传入和传出的Outlook电子邮件:如果从联系人或潜在顾客接收到电子邮件,或者该电子邮件在其收件人列表中包含Sugar潜在顾客或联系人,则启用对所有传入和传出电子邮件的自动存档(即收件人:,抄送:,密件抄送:)。
  • 发送和存档始终显示“存档到糖”屏幕:选择是否要将电子邮件发送和存档到糖时始终显示“存档电子邮件”窗口。有关更多信息,请参阅“ 快速存档”部分。
  • 归档时使用模块组:选择是否要将已归档的电子邮件分配给相关记录的组,而不是Sugar中的默认组。

以下选项与已存档电子邮件的电子邮件附件有关:

  • 始终将电子邮件附件发送到Sugar:选择此选项以始终将电子邮件附件发送到Sugar。
  • 发送电子邮件附件之前提示:选择此选项可使Outlook在将电子邮件附件发送到Sugar之前询问您。
  • 永不将电子邮件附件发送给Sugar:选择此选项以永不将电子邮件附件发送给Sugar。

联系人设置

联系人选项卡包含特定于在Sugar和Outlook之间同步联系人的选项。在“联系人”选项卡的顶部,您可以在“上次同步日期”标签旁边看到该插件的最新潜在客户或联系人同步的日期和时间。 
260个联系人标签

以下选项可用于配置联系人的同步设置:

  • 同步文件夹:在Outlook邮件服务器中指定一个文件夹,以使Sugar插件往返于联系人同步。即使您在本节中未指定文件夹,默认情况下也会自动在后端选择联系人文件夹。 
    • 注意:不建议您在使用Sugar插件后更改指定的同步文件夹。更改同步文件夹将导致所有标记为同步的联系人在更改同步文件夹之前不再在Outlook和Sugar之间同步。 
  • 自动同步联系人:选择是否要将Outlook联系人自动同步到Sugar,以及将Sugar联系人自动同步到Outlook。在两个方向上,只会标记为同步的联系人。
    • 注意:如果要对联系人使用自动同步功能,则必须在“常规”选项卡下启用“自动同步每个”选项。 
  • 发送附件到Sugar:选择是否要将Outlook联系人的附件同步到Sugar。
  • 将联系人标记为保存时同步:选择是否要自动将新联系人标记为同步保存在Outlook中。
  • 筛选重复的联系人:选择是否要在从Outlook同步到Sugar和Sugar同步到Outlook的过程中检测到重复的联系人。启用后,如果找到重复的联系人,则数据将同步到匹配的记录。
  • 创建联系人时创建帐户:启用自动同步后,如果希望插件在未找到包含联系人帐户名的帐户记录时在Sugar中自动创建新帐户,请选择此选项。如果您不希望插件在自动同步联系人时创建新帐户,请取消选择此选项。
  • 同步方向:为Outlook和Sugar之间的联系人选择数据同步的方向。
    • 两种方式 :在Outlook和Sugar之间双向同步数据。
    • 一种方法(糖到Outlook):仅将糖中的数据同步到Outlook。
    • 一种方法(Outlook到Sugar):仅将数据从Outlook同步到Sugar。
  • 冲突处理 :指定同步时如何处理Outlook和Sugar之间的冲突。有关更多信息,请参阅 本页的“ 冲突处理”部分。

预约设置

通过“约会”选项卡,您可以指定日历文件夹以同步呼叫和会议,配置同步设置以及指定应如何处理Sugar和Outlook之间的冲突。在“约会”选项卡的顶部,您可以在“上次同步日期”标签旁边看到该插件最近一次通话和会议同步的日期和时间。
SugarCRMPluginSettingsTab 2016

以下选项可用于配置约会的同步设置:

  • 同步文件夹:在Outlook邮件服务器中指定一个文件夹,以使Sugar插件与来往的电话和会议同步。即使未在此部分中指定文件夹,默认情况下也会自动在后端选择日历文件夹。 
    • 注意:不建议您在使用Sugar插件后更改指定的同步文件夹。更改同步文件夹将导致标记为同步的所有会议和呼叫在更改您的同步文件夹之前不再在Outlook和Sugar之间同步。 
  • 自动同步约会:选择是否要自动同步Outlook会议和对Sugar的通话,以及糖会议和对Outlook的通话。在Outlook中,只有标记为同步的电话和会议才会同步;在Sugar中,只有分配给已验证用户的电话和会议才会同步。
    • 注意:如果要对约会使用自动同步功能,则必须在“常规”选项卡下启用“自动同步每个”选项。 
  • 发送附件到Sugar:选择是否要同步附件到Outlook会议的文件或呼叫Sugar。同步的附件将出现在Sugar的“会议”或“通话”记录的Notes子面板中。
    • 注意:启用此选项后,Sugar插件将同步会议和电话的附件,这些会议和电话将同步到Sugar。与Sugar同步不会追溯地接听任何以前同步的带有附件的电话或会议,除非对记录进行了更改(例如更改开始日期)以使其包含在同步过程中。 
  • 下载约会与会者:选择是否要将Sugar会议同步到Outlook时,将与会者的信息(姓名和电子邮件地址)显示在与会者列表中。 
  • 同步通话:选择是否要在Outlook和Sugar之间同步通话。这些呼叫必须在Outlook中标记为同步,才能被推送到Sugar。
  • 将约会标记为保存时同步:选择是否要自动将新呼叫和会议标记为要保存在Outlook中同步。
  • 在Sugar中保留删除的约会:选择是否要在Outlook中删除或存档活动时在Sugar中保留同步的会议和通话记录。 
    • 注意:Sugar通话和会议记录将取消链接,并且不再包含在以后的同步中。 
  • 同步方向:为Outlook和Sugar之间的会议和呼叫选择数据同步的方向。
    • 两种方式 :在Outlook和Sugar之间双向同步数据。
    • 一种方法(糖到Outlook):仅将糖中的数据同步到Outlook。
    • 一种方法(Outlook到Sugar):仅将数据从Outlook同步到Sugar。
  • 冲突处理 :指定同步时如何处理Outlook和Sugar之间的冲突。有关更多信息,请参阅 本页的“ 处理冲突”部分。

任务设定

通过“任务”选项卡,您可以指定任务文件夹进行同步,配置同步设置以及指定应如何处理Sugar和Outlook之间的冲突。在“任务”选项卡的顶部,您可以在“上次同步日期”标签旁边看到该插件的最新同步任务的日期和时间。
SugarCRMPluginSettingsTab 2016 1

以下选项可用于配置任务的同步设置:

  • 同步文件夹:在Outlook邮件服务器中指定一个文件夹,以使Sugar插件与任务之间进行同步。默认情况下,即使未在此部分中指定文件夹,也会默认在后端自动选择一个任务文件夹。 
    • 注意:不建议您在使用Sugar插件后更改指定的同步文件夹。更改同步文件夹将导致标记为同步的所有任务,然后再将同步文件夹更改为不再在Outlook和Sugar之间同步。 
  • 自动同步任务:选择是否要自动将Outlook任务同步到Sugar,以及将Sugar任务自动同步到Outlook。在Outlook中,只有标记为同步的任务才会同步;在Sugar中,只有分配给已验证用户的任务才会同步。
    • 注意:如果要对任务使用自动同步功能,则必须在“常规”选项卡下启用“自动同步每个”选项。 
  • 发送附件到Sugar:选择是否要将与Outlook任务相关的任何文件同步到Sugar。同步的附件将出现在Sugar中“任务”记录的“注释”子面板中。 
    • 注意:启用此选项后,Sugar插件将同步已同步到Sugar的任务的附件。与Sugar同步不会追溯地提取以前带有附件的任务,除非对记录进行了更改(例如,更改截止日期)以使其包含在同步过程中。 
  • 将任务标记为保存时同步:选择是否要自动将新任务标记为同步保存在Outlook中。
  • 在Sugar中保留删除的任务:选择是否要在Outlook中删除任务时在Sugar中保留同步的任务记录。 
    • 注意:Sugar任务记录将被取消链接,并且不再包含在以后的同步中。 
  • 同步方向:为Outlook和Sugar之间的任务选择数据同步的方向。
    • 两种方式 :在Outlook和Sugar之间双向同步数据。
    • 一种方法(糖到Outlook):仅将糖中的数据同步到Outlook。
    • 一种方法(Outlook到Sugar):仅将数据从Outlook同步到Sugar。
  • 冲突处理 :指定同步时如何处理Outlook和Sugar之间的冲突。有关更多信息,请参阅 本页的“ 处理冲突”部分。

侧面板设置

侧面板选项卡允许您启用和配置侧面板
SugarCRMPluginSettings SidePanelTab 2016

以下选项可用于配置侧面板:

  • 启用侧面板: 在“邮件”,“人员”,“日历”和“任务”视图中启用或禁用侧面板,以查看Sugar记录(例如联系人)详细信息。
  • 缓存过期时间:选择在本地面板中存储要访问的信息的分钟数。该插件只会定期从Sugar中检索记录的详细信息,以防止实例上不必要的性能下降。一旦缓存过期时间过去,再次访问Sugar记录(例如,联系人)将刷新Sugar中的信息。
  • 显示的模块: 在邮件视图中查看电子邮件时,选择要在侧面板中显示的相关模块子面板(例如,呼叫,会议,任务)。默认情况下,所有模块均处于选中状态。要隐藏模块的子面板,请取消选中模块名称左侧的框(例如,注释)。再次选择该复选框以启用模块的子面板以在侧面板中显示。

语言设定

语言选项卡允许您选择用于所有与插件相关的标签的默认语言本地化(例如,Sugar Options窗口,确认通知等)。

注意:可用的语言选项是根据ISO标准编码的。

选择首选语言后,单击“更改语言”按钮以应用更改。
SugarCRMPluginSettings LanguageTab 2016

记录设定

“日志记录”选项卡允许您启用和配置错误日志记录。
SugarCRMPluginSettings LoggingTab 2016

以下选项可用于配置日志:

  • 启用日志记录:启用日志记录以捕获Sugar插件中的任何错误。 
  • 日志记录级别:指定要在日志中捕获的日志记录级别(例如,致命,错误)。
  • 日志记录器类型:选择日志记录器类型(例如,文件,Windows事件日志)以捕获错误。 
  • 为日志文件使用客户路径:有一个指定的默认路径,用于创建和存储日志文件。如果要为日志文件指定自定义路径,请启用此选项并选择有效路径。 
  • 查看日志文件:启用日志记录后,您可以随时单击“查看日志文件”按钮以生成和访问日志文件。 
  • 使用数据库的自定义路径:插件使用数据库来存储有关已更新记录的本地信息以及同步记录的哪个版本是最新的。默认情况下,该sugar.db文件位于c:\Users\[home directory]\AppData\Roaming\SugarCRM\[the instance's host name]目录中。启用此选项,如果您想将数据库文件存储在其他位置,请选择一个自定义路径。
    • 注意:实例名称将不受此设置的控制。用于Microsoft Outlook的Sugar插件将使用提供的路径使用实例的主机名打开目录,然后将sugar.db文件存储在该目录中。

高级设置

“高级”选项卡包含性能和协议设置,并允许您配置Outlook类别和标记颜色以进行同步和存档记录。
260个高级设置蓝绿色

  • 代理设置 :如果您使用代理连接到Internet(不常见),请启用“使用代理服务器”选项,并填写本节中的字段。如果您需要填写这些字段的帮助,请与您的网络管理员联系。
  • 强制HTTPS连接的安全协议 :如果要强制Outlook的Sugar Plug-in使用用于HTTPS连接的特定安全协议来连接到您的实例,请启用“强制HTTPS连接的安全协议”复选框,然后选择您的安全协议类型(例如TLS 1.2,TLS 1.1等)。
  • 使用客户端证书进行身份验证 :将Outlook的Sugar插件通过您自己的SSL证书连接到Sugar实例。启用后,单击SSL证书字段中的“ …”按钮以选择证书文件。
  • 将标志附加到已存档的电子邮件:启用此选项可在Outlook中用标志标记已存档的电子邮件。更改标志设置不会影响以前存档的Outlook记录。
  • 使用类别:默认情况下,Sugar插件标记带有“ SugarCRM”类别的记录,以帮助您识别已存档或标记为同步的Outlook记录。当Outlook记录(例如,联系人,会议)首次与Sugar同步时,SugarCRM类别将添加到Sugar记录的“标签”字段中。有关在Sugar中如何使用标签的更多信息,请参阅标签文档。  
    • 名称:如果要将类别的标签更改为“ SugarCRM”以外的名称,请输入类别标签的自定义文本。更改Outlook类别的名称不会影响已经存档到Sugar的电子邮件,但是您可能希望将先前存档的电子邮件重新存档到Sugar,以将新类别添加到现有类别的顶部。
    • 颜色:在Outlook中为类别的标签选择您喜欢的颜色。今后,将在Outlook的记录视图,列表视图和日历视图中以新颜色对已存档,标记为要同步的记录和已同步的记录进行分类。 
    • 同步所有Outlook类别 :如果希望将分配给Outlook中电子邮件的所有类别作为电子邮件记录上的标签同步到Sugar,请启用此选项。禁用后,只有SugarCRM类别(例如“ SugarCRM”或在类别的“名称”字段中设置的标签)将作为电子邮件记录上的标签同步到Sugar。

注意:Outlook的SugarCRM插件依赖于SugarCRM电子邮件类别来标识邮件已被存档。

SugarCRM侧面板

在Outlook中访问“邮件”,“人员”,“任务”或“日历”视图时,SugarCRM侧面板显示在屏幕的最右侧。如果看不到SugarCRM侧面板,请在“侧面板设置”中确认已启用它。

人员,任务和日历视图的侧面板将显示Sugar的已同步Outlook记录的详细信息。在Outlook中访问记录(例如联系人)时,插件将在Sugar中查找同步记录,并从记录的名片面板中显示关键信息,例如地址和电话号码。侧面板中显示的Sugar数据将根据您正在查看的模块记录而有所不同。

侧面板行为

以下列表描述了Outlook中SugarCRM侧面板的一些基本功能:

联系人查看侧面板1
  • 您可以通过单击侧面板左上方的箭头来展开和折叠侧面板。侧面板的折叠或展开状态将应用于所有Outlook视图,并在以后访问Outlook时保留。
  • 人员,任务和日历视图的侧面板将显示Sugar中有关已同步的所有Outlook记录的详细信息。
  • 您无法通过侧面板Outlook编辑Sugar记录。
  • 单击记录的超链接名称以打开,并且,如果您的角色允许,请在浏览器中编辑Sugar记录(例如,联系人,会议)。
  • 单击电子邮件地址以开始向该收件人撰写新电子邮件。
  • 单击超链接的邮政地址,以在浏览器中通过Google地图打开位置。
  • 在Outlook约会或会议中查看侧面板时,您可以看到Sugar中的被邀请者详细信息显示在“来宾”面板中。
  • 双击侧面板标题中的任意位置以重新加载数据并强制进行实时刷新。
  • 可以通过插件的“侧面板设置”配置某些侧面板选项 。
  • 某些侧面板功能特定于“邮件”视图。有关更多信息,请参阅下面的“邮件视图侧面板”部分。

用户只能在其Sugar小组成员资格和Sugar中分配的角色允许的情况下,在Outlook侧面板中查看记录详细信息。如果对Sugar中用户的分配角色进行了任何更改,则用户必须重新启动Outlook以在侧面板中反映权限更改。有关团队和角色的更多信息,请参考团队管理角色管理文档。 

为了防止实例性能下降,该插件仅会定期从Sugar中检索记录的详细信息。SugarCRM插件设置中的“缓存过期时间”选项使您可以选择本地存储在侧面板中访问的信息的分钟数。此时间段过后,再次在Outlook中访问记录将刷新Sugar中的侧面板信息。要强制实时刷新,您可以双击侧面板标题中的任意位置以重新加载数据。

侧面板子面板

在SugarCRM侧面板中记录的关键详细信息下方,有子面板,其中包含来自其他Sugar模块(例如,会议,电话,电子邮件)的相关记录。您可以通过在插件的“侧面板设置”中启用和禁用模块来控制显示哪些相关模块的子 面板

注意:在Sugar中分配了角色以限制访问或查看模块权限(例如Bug)的用户,也将被禁止在侧面板中查看模块的子面板。

每个子面板最多显示两个最近更新的相关记录。如果模块有两个以上相关记录,则除了向下(展开)和向上(折叠)箭头外,“查看所有{模块名称}”链接还将显示在子面板的底部。单击向下箭头以五组为一组加载下一组相关记录。单击向上箭头将子面板折叠回默认视图。要查看所有相关记录,请单击“查看所有{模块名称}”链接,您将被定向到特定模块的列表视图(例如,会议),您可以在其中执行搜索以检索相关记录。
SIdePanel子面板

子面板中的每个相关记录将显示摘要信息,例如记录的名称,状态和描述。要查看记录的完整详细信息,只需单击记录的名称(例如2018年续展会议)即可在Sugar中访问记录视图。您也可以通过单击子面板标题中的任意位置来折叠或展开子面板。

邮件视图侧面板

当您从Outlook中的邮件视图访问每封电子邮件时,该插件将执行搜索以根据当前电子邮件的“发件人”,“收件人”和“抄送”字段查找任何匹配的Sugar联系人,潜在客户或客户记录。插件搜索中将忽略登录用户的电子邮件地址。因此,如果您是电子邮件的发件人,则该插件将在“收件人”字段中搜索收件人。Sugar中任何与电子邮件发件人或收件人匹配的电子邮件地址(例如,主要,辅助等)中的任何联系人,潜在客户或帐户记录都将被视为匹配项。如果找到匹配的记录(例如,联系人),则糖记录的信息将显示在阅读窗格右侧的侧面板中。如果在Sugar中找不到匹配的记录,然后侧面板将显示未找到任何记录,并允许您创建新记录。有关通过侧面板创建新的Sugar记录的更多信息,请参阅通过 下面的“通过侧面板创建联系人和线索”部分。

通过侧面板查看类似记录

在插件搜索过程中,Sugar可能会找到多个记录(例如,联系人,潜在客户,客户),这些记录的电子邮件地址与电子邮件的收件人匹配。如果检测到多个Sugar记录与特定电子邮件联系人(例如Susan Kingston)匹配,则类似记录下拉菜单将显示在侧面板的顶部。单击链接以查看所有匹配的Sugar记录的列表,然后从列表中选择记录的名称以在侧面板中查看记录的详细信息(例如名称,电子邮件地址)。
侧面板查看SImilarRecords

如果当前电子邮件包含多个收件人,则侧面面板的右上角将显示一个数字,以表示在“发件人”,“收件人”和“抄送”字段中根据电子邮件地址(不包括用户的邮件)检测到的电子邮件联系人总数。 。只需单击向下箭头即可查看所有检测到的联系人的列表。

如果存在匹配的Sugar记录,则Sugar多维数据集图标将显示在个人名称的右侧。如果Sugar中没有匹配的记录,则电子邮件联系人(例如Jessica Matthews)将不会显示Sugar立方体图标,但是您将能够通过侧面板创建新的Sugar联系人或线索。有关创建新记录的更多信息,请参阅“创建联系人或通过侧面板引导” 部分。

如果检测到多个Sugar记录与特定的电子邮件发件人或收件人(例如Jamie Smith)匹配,则名称右侧的括号中将出现一个数字(+1)来表明这一点,并且类似记录下拉菜单将查看记录的详细信息时,将显示在侧面板的顶部。您可以从“电子邮件联系人”下拉列表中选择要查看的电子邮件收件人(例如Jamie Smith),并且匹配的Sugar记录(如果适用)将显示在侧面板中。要查看有关该联系人的更多信息,请单击侧面板上的记录名称(例如Jamie Smith),相应的记录将在Sugar中打开。
联系人侧面板电子邮件联系人下拉列表

在侧面板中查看并创建了(必要时)记录后,您可以通过Archive to Sugar选项将当前电子邮件归档到Sugar。有关将电子邮件存档到Sugar的更多信息,请参阅本页的将电子邮件存档到Sugar部分。

从Outlook创建糖记录

用户可以从Outlook中的各个位置创建新的Sugar记录。选择创建选项时,将打开特定于模块的创建表单,允许您输入记录信息。完成创建表单后,单击“确定”。一个 重复的检查会自动执行,以确保没有重复的记录在糖创建。如果未检测到重复记录,则立即在Sugar中创建新记录。

下表总结了在Outlook中创建新Sugar记录的各种选项以及可以在其中找到这些选项的位置:

地点选项名称期权外观 
邮件视图功能区新糖纪录创建NewSugarRecords NewSugarRecord 
邮件查看侧面板 创建新的创建新糖记录创建新 
侧板  加号图标260通过侧面板创建
存档电子邮件窗口 创建创建NewSugarRecords创建 
电子邮件右键菜单  创建糖联系人 创建新糖记录创建糖联系 
电子邮件右键菜单  创建糖铅 创建新糖记录CreateSugarLead 
创建新的Outlook联系人时,  “将公司设置为Sugar帐户”选项。创建表单上“客户”字段的“选择”选项(例如,创建联系人)建立新帐户 CreationNewSugarRecords CreateNewAcct 

注意:在Sugar中分配了角色的用户限制了对模块(例如,帐户)的访问或编辑权限,将无法为该模块创建新记录。

注意:创建案例或错误时,将根据您要归档到记录中的所选电子邮件自动填充创建表单中的主题和描述。您可以在Sugar中创建记录之前相应地更新字段。

创建新糖记录的一个示例是通过“邮件”视图功能区中的“新糖记录”选项。只需选择要创建新记录的模块(例如,联系人),然后相应地完成创建表单。您还可以通过在单击“新建糖记录”选项之前选择电子邮件,将电子邮件归档到新记录。 

以下步骤包括通过“新建糖记录”选项创建新联系人的示例:

  1. 导航到Outlook中的“邮件”视图,在功能区中单击“新建糖记录”,然后选择“联系人”。
    • 注意:如果在Sugar中隐藏了模块,则将无法通过“新建Sugar记录”选项选择要创建的模块。
      MailView NewSugarRecord联系人1 2013
  2. 在“创建联系人”表单中输入联系人信息。所有必填字段将标有红色星号,并且必须在单击“确定”之前完成。
    • 注意:“存档电子邮件?” 如果您已打开收件箱,并且在“邮件”偏好设置中选择了“默认情况下启用自动存档复选框”,那么该复选框将被选中 。如果您不想将任何电子邮件存档到新的Sugar记录,只需取消选中该框。 
      260-创建联系人匿名
  3. 要将新联系人与新帐户或现有帐户相关联,请单击“帐户”字段右侧的“选择”。使用搜索框搜索现有的Sugar帐户,或单击窗口左下方的“创建新帐户”按钮并填写表格。
    NewSugarRecord CreateAContact SelectAccount
  4. 要将新联系人与Sugar中的其他记录(可选)相关联,请单击“关联”按钮。
    • 例如,您可能想要创建一个新联系人并将其与该帐户的所有现有机会相关联:
      260条与糖有关的记录
    • 选择记录后,单击“保存”,“创建联系人”表单现在将显示所选相关记录的数量:
      260条相关记录
    • 要选择要关联的其他记录,只需再次单击“关联”,然后搜索并选择其他记录。它们将被添加到相关记录的计数中。
    • 要在保存新联系人之前取消关联所选记录,请单击“关联”选项旁边的“ X”按钮。
    • 显示的相关记录数不包括您可能在“帐户”字段中选择的帐户记录。
  5. 完成必填字段和所需选项后,单击“确定”。 

新的联系记录将在分配给您的默认团队的Sugar中立即创建。

通过子面板创建糖记录

您可以通过单击子面板标题上的加号图标直接从子面板创建相关记录。“创建”选项仅可用于侧面板中的某些子面板:“客户”,“错误”,“案例”,“联系人”,“潜在客户”和“机会”。有关创建新的糖记录的更多信息,请参阅此页面的“创建新的糖记录”部分

注意:在Sugar中限制角色访问或编辑模块权限的用户(例如Bug)将无法为该模块创建新记录。

以下步骤包括通过“商机”子面板创建商机:

  1. 单击“商机”子面板标题上的加号图标。
    邮件SidePanel OpportunitiesSubpanel创建
  2. 在字段中输入适当的值。“存档电子邮件?” 如果在“邮件”视图中选择了任何电子邮件,则将选中此复选框。如果您不想将任何电子邮件存档到新的Sugar记录,只需取消选中该框。 
  3. 单击“确定”完成操作。

Sugar插件将在分配给默认团队的Sugar中立即创建新的机会记录。要查看机会记录,只需在Sugar中导航到相关模块的记录(例如“联系人”)视图,然后向下滚动到“机会”子面板。 

通过侧面板创建联系人和线索

如果在Sugar中找不到与电子邮件发件人或收件人匹配的记录,则侧面板将显示“找不到联系人”消息,并允许您通过单击“新建”按钮来创建新记录。

注意:在Sugar中分配了角色来限制模块访问(例如销售线索)的用户(例如Leads)将无法为该模块创建新记录。
邮件SidePanel CreateNew1

单击创建新按钮后,可以选择“联系人”或“领导”来创建新的Sugar记录。因此,例如,选择“联系人”选项将打开“创建联系人”表单,使您可以输入联系人的详细信息。有关填写表格和创建Sugar记录的更多信息,请参阅本页的“创建新Sugar记录”部分。 

通过Outlook联系人创建线索

您可以通过右键单击联系人行并选择“发送到潜在客户”,将Outlook联系人推到Sugar中的“潜在客户”模块。仅当尚未将Outlook联系人标记为与Sugar同步时,才可以使用此选项。将线索推入Sugar时将执行重复检查,如果发现重复的线索具有匹配的名称和电子邮件地址,则不会在Sugar中创建线索记录。“发送至潜在顾客”选项是一次推送到Sugar的操作,并且在初始同步后将不会再有任何后续同步到潜在顾客记录。 
联系人SendToLeads

您还可以通过在“邮件”视图上的功能区中单击“新建糖记录”选项,然后选择“铅”来在Sugar中创建新的销售线索。有关通过“新糖记录”选项创建新记录的更多信息,请参阅 此页面的“创建新糖记录”部分。

创建糖记录时检测重复

创建新糖记录 通过Outlook,重复检查是自动进行的,以帮助确保不重复的记录在糖创建。完成创建表单并单击“确定”后,将启动重复检查过程。如果检测到您正在创建的记录与现有Sugar记录重复,则会出现“重复检查”窗口,其中显示重复记录列表以及关键详细信息,例如姓名,主题,电子邮件地址,相关帐户,电话等。
NewSugarRecords重复检查

注意:对于联系人,您可以选择通过SugarCRM插件设置中的“筛选重复的联系人”选项来启用或禁用同步期间的重复检查。

如果显示的Sugar记录之一是真实匹配,请单击特定记录,然后单击“选择”按钮。此操作将使用选定的Sugar记录的值覆盖您在表单上输入的所有数据。您可以更改创建表单的字段,然后单击“确定”以将任何所需的更新推送到现有的Sugar记录。

如果要继续创建新记录,只需单击“忽略重复并保存”按钮,新糖记录将立即创建。如果您不想选择或创建记录,只需单击“取消”按钮,您将返回上一个创建表单。

同步Sugar和Outlook数据

若要同步已标记为在Outlook和Sugar之间双向同步的记录,请单击功能区中的“同步到Sugar”选项,然后选择要同步的Outlook实体。例如,如果只想同步联系人,则从“同步到Sugar”菜单中选择“联系人”。要同时同步所有已标记的联系人,约会和任务,然后从菜单中选择“全部”。自从Outlook和Sugar之间的上一次同步以来,任何新的和更新的标记为同步记录都将在每次启动同步时进行同步。  
OPI SynctoSugar 2016

当Outlook记录与Sugar同步时,它将在第一次同步中在Sugar中创建新记录,并且在将来的自动和手动同步中,在两个系统之间复制在Sugar或Outlook中对同步记录所做的所有更新。在同步过程中,将出现一个对话框,指示正在Outlook和Sugar之间同步记录,一旦同步完成,该框将关闭。在同步过程中,您可以继续使用Outlook和Sugar插件的功能。

如果在同步过程中任何记录未能同步,则将通过有关受影响记录的对话框为您提供详细信息(同步日期,记录类型,记录名称,失败原因)。请注意,您还可以通过SugarCRM插件设置窗口访问日志文件,以查看有关未能同步的记录的信息。如果希望在自动同步过程中无法同步的记录收到通知,请确保在SugarCRM插件设置窗口中启用了“显示自动同步对话框”选项 。未能同步的记录将不被标记为同步,并从以后的同步操作中排除。如果纠正了导致记录无法同步的问题,并且该记录被标记为同步,则它将包含在下一个后续同步中。  

对于同步活动,某些情况和记录类型需要特别考虑。有关更多信息,请参考以下各节,其中概述了同步规则。

同步功能和限制

请记住以下Sugar和Outlook之间同步行为的一般规则:

  • 同步到Sugar :只有Outlook中启用了“标记为要同步”选项的记录才会同步到Sugar。如果在插件的“高级”设置中启用了“使用类别”,则标记为同步的Outlook记录将自动标记为SugarCRM类别。 
  • 与Outlook同步 :仅将满足特定要求的Sugar记录(例如联系人,会议,电话,任务)同步到Outlook。如果在插件的“高级”设置中启用了“使用类别”,则同步到Outlook的Sugar记录将自动标记为SugarCRM类别。
    • 将呼叫同步到Outlook :当Sugar呼叫同步到Outlook时,默认情况下,主题行将自动包括“ [Call]”。 
  • 角色限制 :如果您分配的角色限制了对“联系人”,“呼叫”,“会议”或“任务”模块的访问,则Outlook和Sugar之间的同步将不适用于特定模块(例如“联系人”)。此外,功能区和右键菜单中的某些Sugar选项(例如Sync to Sugar,Mark to Sync等)将被禁用。对于通话和会议,只要用户可以访问其中一个模块(例如会议),功能区和右键菜单中的“糖”选项(例如“同步到糖”,“标记为同步”等)仍将启用。 )。如果对Sugar中的用户角色设置进行了任何更改,则必须重新启动Outlook以反映所做的更改。
  • 专用标志 :除非已启用“同步时忽略专用标志”,否则设置了“专用”标志的Outlook记录将显示以下同步行为:
    • 私人联系人和任务 :如果私人联系人或任务在Outlook中标记为同步,则不会同步到Sugar。
    • 私人电话和会议 :如果私人电话或会议在Outlook中标记为同步,它将单向同步到Sugar。在Sugar中对记录进行的更改不会同步回Outlook,从而允许用户覆盖Sugar中的个人呼叫或会议名称以保护隐私,而不会丢失Outlook中的数据。在Outlook端对私人呼叫或会议所做的任何后续更改将同步覆盖在Sugar中可能进行的更改。

注意:Microsoft Outlook的Sugar插件维护一个内部数据库,其中包含标记为同步的项目。 

同步联系人规则

Outlook联系人与Sugar Contacts模块同步。当创建或编辑Outlook联系人以与Sugar同步时,您还可以选择搜索并选择与该联系人相关的帐户,或通过“将公司设置为Sugar帐户”选项创建一个新帐户。选择或创建帐户记录后,该帐户的名称将填充在联系表的“公司”字段中。这允许在Sugar联系人和相应的Sugar帐户之间创建直接链接。
2016年糖业公司联系记录集

作为选择或创建帐户的替代方法,您可以在“公司”字段中手动输入公司名称。同步时,该插件将执行查找以查找匹配的Sugar帐户。如果找到完全匹配的拼写帐户,则该帐户将与同步的联系人记录相关。如果在Sugar中不存在具有相同拼写的帐户,则将创建一个新帐户并将其与同步的联系人记录相关。

对于相反的情况,要在启用联系人同步后将Sugar联系人同步到Outlook ,请选择联系人记录视图上的“同步到邮件客户端”复选框。要停止将Sugar联系人同步到Outlook,只需取消选中“同步到邮件客户端”选项,同步将被暂停。 
同步到邮件

任务同步规则

为任务启用同步后,只有分配给用户的任务记录将同步到Outlook。在Outlook中启动同步后,该插件将处理自Outlook和Sugar上一次同步以来的所有新的和更新的Sugar记录。

通话和会议的同步规则

常规同步行为规则外,以下规则适用于将Sugar中的呼叫和会议与Outlook中的约会和会议同步:

  • 同步到Outlook :仅在Sugar中分配给已验证用户的电话和会议将同步到Outlook。 
  • 将呼叫同步到Sugar:Outlook不会像Sugar 一样区分呼叫和会议。如果要将约会或会议从Outlook同步到Sugar,作为“通话”模块中的通话记录,则必须在Outlook记录的主题行的前面加上文本“ [Call]”(无引号)。Sugar通话记录将采用主题行减“ [Call]”作为其名称。
    同步通话
  • 受邀者 :对于Outlook事件,被邀请者包含在同步中并被推送到Sugar。如果Sugar中已经存在联系人,它将自动与通话或会议记录相关。同步的被邀请者将出现在呼叫或会议记录的“来宾”面板中。有关Sugar中“访客”面板上的更多信息,请参阅“电话会议”文档。
  • 被邀请者响应:在Outlook中收到被邀请者响应时,响应将在下一次后续同步中同步到Sugar。因此,例如,如果被邀请者接受并响应会议邀请,则Outlook同步到Sugar后,被邀请者的状态将在“来宾”面板中从“无回复”变为“正在参加”。
  • 私人事件:如果在Outlook中将私人呼叫或会议标记为同步,则它将以主题行“忙”的状态以只读方式同步到Sugar,并且记录视图中仅显示开始日期和结束日期字段。对私人电话或会议的任何更改都必须在Outlook中进行。
  • 同步窗口:Sugar插件将不同步超过3个月或超过1年的通话,会议或任务。此外,它不会将嵌入式约会图像从Outlook约会同步到Sugar。 

注意:作为最佳实践,您应该在Sugar中创建任何新的会议或呼叫之前将Outlook日历与Sugar同步,以避免潜在的日程安排冲突。 

同步重复通话和会议的规则

周期性事件也可以在Sugar和Outlook之间同步。在Outlook中创建或编辑一系列定期会议或约会时,请展开“约会系列”选项卡上的“保存并标记”选项,然后根据需要选择“保存并标记为同步”或“保存,标记为同步和关联”将重复发生与Sugar记录相关联。  
保存同步重复

将重复发生的事件同步到Sugar后,每次事件都将作为Meetings模块中单独的记录保存到Sugar中,或者如果主题行中有短语“ [Call]”,则另存为Sugar中Calls模块中的记录。 。例如,被设置为在一年中的每个星期一在Outlook中重复出现的约会将作为大约52个单独的会议记录同步到Sugar。

  • 重复发生限制:每个重复序列的同步限制为1000次。
  • 状态:默认情况下,已同步记录的状态在Sugar中将设置为“预定”。如果需要,用户将需要在Sugar中手动更新状态。您可以根据需要对同步系列中的同步会议和通话记录进行其他更改,这些更改将在下一次后续同步时推送到Outlook。
  • 附件:对于Outlook中包含附件的重复事件,一旦同步到Sugar,该系列中只有第一个同步的Sugar记录才会包括相关的附件。 
  • 从Sugar同步到Outlook 
    • Outlook仅支持每月定期会议和呼叫的单个开始日期。因此,如果您有一个定期会议或在Sugar中设置为在每月的多个天(例如1、5、10)重复的通话,则记录将不会同步到Outlook。
    • 计划在第五天,工作日或周末进行的Sugar月度或年度会议/呼叫将按照在第四天,工作日或周末安排的时间同步到Outlook,因为Outlook不支持第五天的约会变量重复规则。但是,Outlook中的开始时间将与Sugar中呼叫或会议记录的实际开始日期匹配。 

数据冲突的同步规则

以下各节说明了Outlook和Sugar之间的同步过程中发生冲突,或者由于数据保密性导致插件遇到删除的记录擦除的字段时的预期情况。

冲突处理

自上次同步以来,已同步记录的Sugar和Outlook版本都已更改时,其中一条记录的更改将覆盖另一条记录的数据。可以在SugarCRM插件设置的相应选项卡中为联系人,约会和任务单独配置在冲突时应赢的系统 。每种记录类型的可用选项为:

  • 允许用户指定:每次发生冲突时,插件都会提示用户确定哪个记录优先。
  • 优先使用Sugar版本:在同步记录的Sugar端所做的更改将覆盖Outlook端所做的任何更改。
  • 以Outlook版本为准 :对Outlook记录所做的更改将覆盖在Sugar端进行的所有更改。

记录重复

在同步过程中,Sugar插件将执行查找,以帮助防止在Sugar中创建重复记录。如果找到匹配的记录,它将把数据同步到匹配的Sugar记录。如果找不到匹配的记录,它将创建一个新的Sugar记录。例如,如果在Outlook中以电子邮件地址“ john@example.com”创建了名为“ John Smith”的新联系人,并且您将该联系人同步到Sugar,则插件将首先检查该记录是否已存在于Sugar中。根据名称和电子邮件地址。如果找到匹配的联系人记录,则数据将被同步,并且“同步到邮件客户端”选项将在Sugar中自动标记。但是,如果在Sugar中找不到匹配项,则将创建新的联系人记录(约翰·史密斯),并且“同步到邮件客户端” 选项也会被标记。将Sugar记录同步到Outlook时,Sugar插件还执行重复检查。

删除记录

如果从Sugar或Outlook中删除了同步记录,则适用以下规则:

  • 删除的联系人删除 同步的Outlook联系人后,下次同步期间,Sugar中关联的联系人记录的“同步到邮件客户端”选项将被禁用。同样,如果在Sugar中删除了已同步的联系人记录,则在下一次同步期间将为相应的Outlook联系人禁用“标记为同步”选项。无论哪种情况,都必须在Sugar或Outlook记录上重新启用sync选项,以再次启动同步。 
  • 删除或存档的呼叫和会议:在Outlook中删除或存档已同步的呼叫或会议时,除非下次启用了“保留糖中的保留约会”选项,否则下次同步时将从Sugar中删除相应的会议或呼叫记录。  SugarCRM插件设置。Sugar中的保留记录将不会包含在将来与Outlook的同步中。如果从Sugar端删除了同步的呼叫或会议记录,则下次同步时将从Outlook中将其删除。 
  • 删除的任务:从Outlook中删除同步的任务时,除非在SugarCRM插件设置中启用了“保留糖中的已删除任务”选项,否则下次同步时将从Sugar中删除相应的任务记录 。Sugar中的保留记录将不会包含在将来与Outlook的同步中。如果从Sugar端删除了同步的任务记录,则下次同步时将从Outlook中将其删除。

擦除字段(数据隐私)

以下规则适用于利用Sugar的数据隐私模块进行数据擦除的实例。有关Sugar中数据擦除的更多信息,请参阅《 数据隐私指南》

如果已通过Sugar中的“数据隐私”功能删除了联系人或潜在客户的“姓氏”和“电子邮件地址”字段,则该插件将永久禁用相应Outlook记录的同步,并防止将该记录标记为同步。作为额外的预防措施,用于Outlook的Sugar插件会将“数据隐私”类别应用于Outlook联系人记录。Outlook联系人记录中的字段将继续显示数据,但侧面板将不再显示Sugar的详细信息,因为该记录不再同步。因此,根据您组织的数据隐私策略,可能还需要在Outlook中手动清除字段值。如果此人以后同意您的组织使用他们的信息,则需要在Outlook中创建新记录,然后将其同步到Sugar。

如果已删除的Sugar字段不包含姓氏和电子邮件地址,则已删除的字段值将在下一次同步时从相关的Outlook记录中删除,并且侧面板将显示Value Erased药丸以指示已在其中删除了哪些字段糖。您可以在Outlook中为已删除的字段输入新值,但是这些字段的值不会同步回到Sugar。对于尚未在Sugar中永久删除的任何字段(例如标题,帐户名),您可以继续更新数据以在Sugar和Outlook之间进行同步。
数据隐私权值已删除的联系人

从Sugar同步到Outlook

Sugar插件可以将Sugar的联系人, 任务以及 电话和会议同步到Outlook。必须在插件的首选项中的各个设置选项卡中为每个模块启用同步功能,并为“同步方向”选项选择“双向”或“双向(从糖到Outlook)”。有关从Sugar启用同步的更多信息,请参阅“为Outlook配置Sugar插件”下的部分 。有关同步行为的重要详细信息,请确保阅读 此页上的“同步Sugar和Outlook数据”下的部分 。

从Outlook同步到Sugar

在同步过程中,在Outlook中标记为同步的联系人,约会,会议和任务记录将被推送到Sugar。必须在插件的首选项中的相应设置选项卡中为每个模块启用同步,并为“同步方向”选项选择“双向”或“单向(Outlook到Sugar)”。有关从Sugar启用同步的更多信息,请参阅“为Outlook配置Sugar插件”下的部分 。有关同步行为的重要详细信息,请确保阅读 此页上的“同步Sugar和Outlook数据”下的部分 。

启用同步后,您可以通过以下方法将Outlook记录标记为同步:

  • 创建新记录 :在Outlook中创建记录时,在功能区中单击“保存并标记”,然后选择“标记为要同步”选项之一。有关更多信息,请参考将 新Outlook记录同步到Sugar 部分。
  • 同步现有记录 :要将现有Outlook记录标记为同步,请打开记录,然后从功能区或右键菜单中选择“标记为同步”选项之一。有关更多信息,请参考将 现有Outlook记录同步到Sugar部分。

将新的Outlook记录同步到Sugar

Microsoft Outlook的Sugar插件使您可以轻松地将新的Outlook记录同步到Sugar。创建新的Outlook记录时,必须确保将记录标记为同步,以便使其包含在同步过程中。有关同步行为的重要详细信息,请确保查看 此页上的“同步Sugar和Outlook数据”下的部分 。

注意:通过Sugar插件在Sugar中创建的新记录将自动分配给您的主要默认团队。 

以下步骤包括将新的Outlook记录同步到Sugar的Calls模块作为示例:

  1. 单击Outlook窗口的导航窗格中的“日历”图标。
  2. 单击功能区中的“新会议”或单击与您要安排呼叫的日期和时间相对应的单元格,然后选择“新会议请求”。 
    日历NewMeetingOption 2016
  3. 填写适当的字段(例如,收件人,主题,开始时间)。
    • 注意:您必须在主题行中包括“ [Call]”,以使日历项目正确同步到Sugar中的“呼叫”模块。如果要将新会议同步到Sugar,请不要在主题行中包含“ [Call]”。
      SyncingNewRecord CreateCall Details1
  4. 如果您想将Sugar联系人和/或销售线索添加为通话的被邀请者,只需单击功能区中的Lookup Sugar Address选项。搜索并选择记录,然后单击“添加到”按钮。单击“确定”以添加联系人和/或潜在客户为受邀者。
    会议电话LookupSugarAddress
  5. 如果要将呼叫与其他Sugar记录相关联,请单击“保存并标记”选项,然后选择“保存,标记以同步和关联”。
    • 注意:如果您不想将呼叫链接到其他Sugar记录,只需选择“保存并标记为同步”即可保存并标记呼叫记录以进行同步。
      SyncingNewRecord CreateCall SaveAndMarkOption
  6. 最后,在“日历”视图功能区中单击“同步到Sugar”,以将新创建​​的呼叫同步到Sugar。
    • 注意:您还可以通过单击 “邮件”视图功能区中的“同步到糖”选项并选择“约会”来启动同步。
      同步日历SyncToSugar

同步将处理标记为同步的记录,这些记录是自Outlook和Sugar上一次同步以来创建或更新的。

将现有Outlook记录同步到Sugar

Microsoft Outlook的Sugar插件还允许您将现有Outlook记录同步到Sugar。在同步过程中,只有启用了“标记为要同步”选项的记录才会被推送到Sugar。例如,如果会议已被标记为同步,则相应的会议单元将使用SugarCRM类别进行颜色编码 。这可以帮助用户轻松识别已经标记为与Sugar同步的记录。在同步期间,该插件将处理自Outlook和Sugar上一次同步以来的所有新记录和更新记录。有关同步行为的重要详细信息,请确保查看 此页上的“同步Sugar和Outlook数据”下的部分 。

以下步骤包括将现有Outlook联系人同步到Sugar的示例:

  1. 单击Outlook导航窗格中的“人员”图标。
  2. 找到并选择特定的联系人,然后单击功能区中的“标记”选项并选择“标记为同步”,或右键单击该联系人的行并选择“标记为同步”。
    注意:如果要将Outlook记录与其他Sugar记录相关联,请改为选择“标记为要同步和关联”选项。
    SyncingExistingRecord MarktoSync
  3. 将必要的联系人标记为同步后,单击功能区中的“同步到Sugar ”将联系人同步到Sugar。
    注意:您也可以通过单击 “邮件视图”功能区中的“同步到糖”选项来启动同步。

停止同步

如果您不再希望与Sugar同步某个Outlook记录,则可以单击功能区中的“从同步取消标记”选项,或者右键单击记录的行或日历单元格,然后选择“从同步取消标记”。此选项将从将来的自动和手动同步操作中排除该记录。 

在同步期间创建关系

在Outlook中创建或更新联系人,会议,通话或任务时,可以选择通过“保存,标记为要同步和关联”(来自创建表单)和“标记为要同步”将记录与其他Sugar记录相关联和相关”(从Outlook视图)中的选项色带。“相关糖记录”窗口将打开,允许您搜索和选择记录以填充Sugar中模块的“相关于”字段,以及选择要通过模块相关记录子面板链接的记录。

以下步骤包括将新的Outlook会议与Sugar记录相关联作为示例: 

  1. 创建一个新的会议记录并填写适当的字段。
  2. 单击功能区中的“保存并标记”选项,然后选择“保存,标记以同步和关联”。“相关糖记录”窗口将打开,其中包含两个选项卡(“相关”,“子面板”)。
    • 注意:对于现有的Outlook记录,您可以在Outlook视图中选择记录(例如“任务”),然后在功能区中单击“标记”,然后选择“标记为同步和关联”。 
      通过“保存并标记”选项:
      NewMeeting SaveMarktoSyncRelate
      通过“标记”选项:
      Msrk MarktoSyncAndRelate
  3. 要填充Sugar中新会议的“相关于”字段,请选择一个模块,然后搜索并选择所需的记录。如果只想搜索分配给您的记录,请标记“仅我的项目”框。搜索框将自动填充当前会议受邀者的电子邮件地址(如果适用)。
    • 注意:如果您不想通过“关联到”字段来关联记录,只需取消选中“使用“关联到”字段来与Sugar记录关联”框。 
      RelateSugarRecords RelateToTab
  4. 如果要通过会议的相关记录子面板关联其他Sugar记录 ,请单击“子面板”选项卡,然后搜索并为可用模块选择所需的记录。 
    • 注意:如果要与多个Sugar记录相关,则可以在搜索框中输入多个关键字,并以逗号分隔(例如jane@example.com,发送投标,约翰·史密斯)。“结果”面板将在“模块”面板中显示所选模块的所有匹配的Sugar记录。 
      糖记录子面板标签
  5. 单击“保存”,然后与Sugar同步。

Sugar中同步的会议记录将在“相关到”字段中显示您选择的记录(例如ABC公司),而“注释”子面板也将显示相关记录。

查看Sugar中的同步记录

记录同步后,您可以选择在Sugar中查看已同步的记录。您可以打开Outlook记录,然后单击“在糖中查看”,也可以右键单击Outlook记录的行或日历单元格,然后选择“在糖中查看”。

从Outlook记录的功能区:
联系人ViewInSugar  
从右键菜单:
联系人RightClickMenu

对于未标记为未同步的Outlook记录,“糖中查看”选项将被禁用。单击“在Sugar中查看”后,相应模块的记录视图(例如“联系人”)将在Sugar中打开。您必须已经登录Sugar才能打开记录,否则您将被定向到Sugar的登录页面,然后才能访问该记录。 

将电子邮件归档到Sugar

使用Microsoft Outlook的Sugar插件,您可以轻松地将新的和现有的Outlook电子邮件归档到Sugar,并将它们与与电子邮件模块有关联并且可以访问的任何模块(例如,帐户,联系人等)中的记录相关联依靠您的Sugar团队和角色。您可以通过多种方式将Outlook电子邮件存档到Sugar,例如在撰写新电子邮件时单击“发送和存档”选项,在“邮件”视图中单击“存档到Sugar”选项,等等。以下各节将介绍可用于存档的各种方法。您的Outlook通过电子邮件发送到Sugar记录。  

注意:如果在Outlook中使用IMAP邮件帐户(例如Gmail),则必须在Outlook中“ Internet电子邮件设置”窗口的“高级”选项卡下取消选中IMAP邮件帐户的“不保存已发送邮件的副本”选项。禁用此选项将有助于确保将电子邮件正确存档到Sugar。

发送和存档

Microsoft Outlook的Sugar插件使您可以通过一个简单的步骤发送和存档电子邮件。本节和以下各节将介绍如何利用Sugar插件功能撰写和发送电子邮件并将其存档到Sugar。

编写好电子邮件并(可选) 从Sugar中查找收件人电子邮件地址后,只需单击功能区中的“发送和存档”选项即可将邮件发送给收件人,并将电子邮件存档到Sugar记录。如果在Outlook选项中启用了拼写检查选项(即“始终在发送前检查拼写”),则如果在电子邮件中检测到任何拼写错误,则“拼写和语法”对话框将自动出现。纠正拼写错误后,“存档电子邮件”窗口将打开,您可以查找并选择要与电子邮件相关的Sugar记录。 

“归档电子邮件”窗口的默认选项卡是“搜索”选项卡。该选项卡的搜索框将自动在电子邮件的“收件人”和“抄送”字段中填充电子邮件地址,以提取匹配的Sugar记录。您可以在“模块”面板中的所有可用模块中进行插件搜索,或者通过选择特定模块名称(例如“联系人”)旁边的复选框,选择仅在搜索中包括某些模块。如果您被分配了限制访问模块的角色(例如,线索),则该模块将无法在“模块”面板中选择。您可以通过切换“模块”面板上方的“所有”复选框并再次单击“搜索”来选择和取消选择所有模块。
ComposeArchiveEmail存档EmailWindow搜索框

归档单个电子邮件时,“归档电子邮件”窗口将包含“编辑电子邮件”选项卡,使您可以在同步到Sugar之前编辑电子邮件的内容。您对电子邮件内容所做的更改不会影响原始的Outlook电子邮件。

在搜索栏和模块选择面板下方,结果面板将显示与当前搜索查询和模块选择匹配的所有Sugar记录(例如,Samantha Robertson,Timothy Crown,Sally Jones)以及一些字段值(例如,标题,电话(电子邮件)从模块列表视图中的括号中拉出。单击行旁边的加号图标以查看记录的相关记录(例如,案例和机会)。在Sugar中选择要与电子邮件相关的一个或多个记录。如果在“结果”面板中标记了顶层模块(例如“联系人”),则将自动选择结果集中属于该模块的所有记录(例如Samantha Robertson,Timothy Crown和Sally Jones)。 

注意:将电子邮件存档到联系人记录时,Sugar插件还将自动将电子邮件存档到联系人的相关帐户。

其他存档选项

在“归档电子邮件”窗口的底部是以下选项:
260归档页脚

  • 在此对话中自动存档将来的电子邮件:选中此框可为该线程中收到的更多电子邮件启用自动存档。有关自动存档的更多信息,请参阅自动 存档将来发送给Sugar的电子邮件 部分。
  • 创建:即时创建新的Sugar记录以与电子邮件相关。有关更多信息,请参阅使用新糖记录归档电子邮件部分。
  • 团队:搜索并选择要分配给电子邮件记录的团队。
    • 默认情况下,在“团队”选择器窗口中选择了“仅我的团队”。
    • 使用搜索框过滤显示的团队。
    • 输入搜索查询后,您可以取消选择“仅我的团队”以显示Sugar中所有团队的过滤结果集。 
    • 如果您选择不选择团队,则插件会将电子邮件分配给您的默认主要团队。如果您在Sugar中更改主要的默认团队,则必须重新启动Outlook才能使插件开始将新的默认团队用于存档的电子邮件。已存档到Sugar的所有电子邮件都不会受到默认团队更改的影响。
  • 取消 :关闭“归档电子邮件”窗口,而不将电子邮件归档到Sugar。在取消之前通过“创建”按钮创建的任何记录都将保存在Sugar中。
  • 存档 :单击存档按钮可将电子邮件存档到Sugar,并将电子邮件记录与所选记录相关联。该选项将一直显示为灰色,直到在结果面板中选择了相关记录。

单击“存档”后,将出现一个对话框,指示该电子邮件已被存档,并且在存档完成后将关闭。您仍然可以通过“归档电子邮件”窗口将同一封电子邮件多次归档到其他Sugar模块。已归档的电子邮件在Outlook中用SugarCRM类别标记,以帮助识别已归档到Sugar的电子邮件。

注意: 如果要使用新类别或禁用以后的操作,可以通过SugarCRM插件设置来配置SugarCRM类别。在该设置中,您还可以禁用该插件,以使用flag标记已归档的电子邮件。

存档后,电子邮件将显示在Intelligence窗格的Sugar记录的History破折号中,以及Emails子面板中。有关Sugar中已存档电子邮件的更多信息,请参阅电子邮件文档。Sugar中的电子邮件记录将分配给Sugar中的主要默认团队。 

注意:根据团队成员资格和分配的角色,用户将可以在Sugar中查看已存档的电子邮件。有关团队和角色的更多信息,请参考 团队管理 和 角色管理 文档。 

快速存档

现在,如果您希望在不使用“存档电子邮件”窗口的情况下快速存档单个收件人的电子邮件,则可以通过SugarCRM插件设置窗口禁用“发送和存档始终显示存档到Sugar屏幕”选项。

展望未来,当您将电子邮件发送并存档给单个收件人时,Sugar插件将根据电子邮件地址自动在Sugar中查找匹配的联系人或潜在顾客记录,然后将电子邮件存档,而无需您采取任何其他措施。

该插件将首先检查“联系人”模块以找到匹配的记录,如果找不到匹配的记录,则它将检查“潜在客户”模块。如果找到匹配的Sugar联系人或潜在客户记录,则电子邮件将被立即存档。但是,在某些情况下,可能找不到匹配的记录,或者有多个电子邮件收件人,因此有必要“归档电子邮件”窗口。当出现这种情况时,“归档电子邮件”窗口将自动打开,以允许您查找或创建记录以将电子邮件归档到Sugar中。

下表总结了何时出现“归档电子邮件”窗口的预期行为:

“发送和存档始终显示存档到糖屏幕”设置单个电子邮件收件人糖中的匹配记录预期行为
残障人士立即存档电子邮件
残障人士没有存档电子邮件窗口显示
残障人士没有存档电子邮件窗口显示
已启用存档电子邮件窗口显示

注意:“发送和存档”选项在Outlook 2013的快速响应模板中不可用。但是,您可以单击快速响应模板左上方的“弹出”按钮以打开完整的表单布局,其中将包括“发送和存档”选项。 

存档现有电子邮件

用于Microsoft Outlook的Sugar插件还使您可以轻松地将现有电子邮件存档到Sugar。只需在Outlook中选择电子邮件,然后单击功能区中的“存档到糖”选项,或右键单击电子邮件并选择“存档到糖”。

您也可以通过将电子邮件从“邮箱”直接拖放到“结果”面板中的Sugar记录(例如Adam Moore)上来存档电子邮件。这将立即将电子邮件存档到Sugar中的记录。
ArhchivingExistingEmail DragDrop 2016

有关将电子邮件存档到Sugar时可用选项的完整详细信息,请参阅本页的将电子邮件存档到Sugar部分。

将存档的电子邮件与Sugar记录相关

您可以归档电子邮件,并将它们与“归档电子邮件”窗口的“模块”面板中可用的任何Sugar模块中的记录关联。另外,您还可以通过在搜索框中输入一个或多个关键字(例如名称或主题),并用逗号(例如“ BBA Corporation,Calm Sailing Inc-115个单位”)将电子邮件一次存档到多个Sugar记录中。
260个搜索多个记录

存档后,电子邮件将显示在Intelligence窗格中Sugar记录的History破折号以及Emails子面板中。

如果系统中不存在相关记录,则可以使用多种方法在使用Sugar插件归档电子邮件时创建新的Sugar记录。例如,如果您尝试将新电子邮件存档到Sugar联系人(例如Peter Williams),但是找不到匹配的记录,则可以单击“存档电子邮件”窗口中的“创建”按钮,然后选择一个模块(例如“联系人”)创建一个新的Sugar记录。
260-归档-创建新

注意:即使您取消归档过程,在归档过程中创建的任何新记录也会立即在Sugar中创建。

对于现有电子邮件,您还可以执行以下操作之一:

  • 右键单击现有电子邮件,选择“存档到糖”,然后选择“创建糖联系人”或“创建糖潜在客户”。 
    存档电子邮件NewSugarRecord 2016
  • 选择一个现有的电子邮件,在“邮件”视图的功能区中选择“新建糖记录”,然后选择一个模块(例如,联系人)。
    归档电子邮件NewSugarRecord 2.2.x

创建表单将打开,您可以在其中输入记录的详细信息。“存档电子邮件?” 如果在“邮件”视图中选择了现有电子邮件,则将自动选择该框。有关创建新Sugar记录的更多信息,请参阅此页面的创建New Sugar记录部分。单击“确定”后,将在Sugar中创建新记录,并且所选电子邮件也将被存档到该记录中。存档的电子邮件将显示在Sugar记录的“电子邮件”子面板以及“情报”窗格中的“历史记录”小控件中。  

注意:如果在将新电子邮件归档到Sugar时创建新记录,则在创建表单上单击“确定”后,将返回到上一个“归档电子邮件”窗口。由于已在Sugar中创建记录,因此您现在可以从“结果”面板中选择匹配的记录。只需选择记录(例如Peter Williams),然后单击“存档”即可将电子邮件存档到Sugar。 

将电子邮件与自定义模块记录相关

用户还可以将Outlook电子邮件存档到Sugar中的自定义模块。自定义模块必须与Sugar中的“活动”具有现有关系,以便归档时该模块在“模块”面板中可用。有关创建关系的更多信息,请参阅Studio文档。在Sugar中创建自定义模块后,重新启动Outlook,该自定义模块将出现在“归档电子邮件”窗口的“模块”面板中。

为了将电子邮件归档到自定义模块,只需在“归档电子邮件”窗口的“搜索”框中输入关键字,并确保在“模块”面板中标记了自定义模块(例如“帮助台”)。将显示符合搜索条件的记录,使您可以选择电子邮件并将其存档到该Sugar记录。

自动将将来的电子邮件存档到Sugar

用于Microsoft Outlook的Sugar插件包括一个选项,用于自动存档与已存档电子邮件关联的所有以后的所有电子邮件信函。一旦为归档的电子邮件启用了该选项,所有相关的入站和出站电子邮件通信将自动归档到Sugar。

在Outlook中归档电子邮件时,自动归档将来的电子邮件的选项出现在以下位置:

  • 在“归档电子邮件”窗口的底部:
    260个归档未来电子邮件
  • 在通过“新建糖记录” 选项或侧面板从Outlook创建新糖记录的创建表单上 (例如,创建线索):
    存档CreateSugarLead AutoArchiveFuture电子邮件

如果您不想再将以后的电子邮件自动存档到Sugar,则可以通过右键单击特定的Outlook电子邮件,然后选择“从自动存档取消标记”来禁用该选项。所有先前存档的电子邮件都将保留在Sugar中,并且与存档电子邮件相关联的任何后续电子邮件往来将不会自动存档。
电子邮件UnmarkFromAutoArchiving

注意:当会话中的电子邮件从Sugar中取消存档时,自动存档选项将自动被禁用,以防止会话中将来的电子邮件使用,并且从自动菜单中取消标记为自动存档选项将被删除。如果要保留此自动存档选项以供将来在此对话中存档的电子邮件使用,只需导航至SugarCRM插件设置 窗口并禁用“在电子邮件取消存档时停止对话自动存档”选项。

自动将电子邮件存档到Sugar联系人和潜在顾客

如果从联系人或潜在客户收到电子邮件,或者在“收件人”或“抄送”字段中电子邮件包含Sugar潜在客户或联系人,则Microsoft Outlook的Sugar插件允许用户自动存档传入和传出的电子邮件。对于传出消息,该插件还将自动将电子邮件存档到在“密件抄送”字段中列为收件人的Sugar联系人或潜在客户。要启用自动存档功能,只需在SugarCRM插件设置中选中“自动存档所有用于联系人/联系人的Outlook传入和传出的Outlook电子邮件”复选框。。请注意,出站/入站电子邮件必须至少包含分配给您的一位联系人或潜在客户,才能触发自动存档。存档后,该电子邮件将显示在Sugar联系人和/或潜在客户记录的“电子邮件”子面板中,以及“历史记录”小控件中。也可以从Sugar的“电子邮件”模块中查看已存档的电子邮件。有关Sugar中已存档电子邮件的更多信息,请参阅电子邮件文档。 

在Outlook中识别存档的电子邮件

类别和标志用于标识Outlook中已存档到Sugar的电子邮件。有关管理这些选项的更多信息,请参阅本页高级选项卡部分下的SugarCRM类别选项。

  • 该电子邮件将在“邮件”视图中标记为SugarCRM类别:
    确定存档电子邮件MailView类别2016
  • 电子邮件显示存档的时间戳,并在消息标题区域中用SugarCRM类别标记:
    存档电子邮件存档的EmailMessageView 2013
  • 如果先前未标记,则电子邮件的标记状态将更新:
    IdentifyingArchivedEmails MailView标志2016

取消存档电子邮件

当您使用Sugar插件时,可能有时您发现有必要对来自Sugar实例的某些电子邮件进行存档。右键单击特定的电子邮件,然后选择“从Sugar取消存档”,可以轻松地从Sugar取消存档邮件。您还可以同时取消存档多个电子邮件,方法是在邮件视图中选择每封电子邮件,然后从右键菜单中选择“从Sugar中取消存档”。 
从糖中取消存档

将出现一个对话框,指示电子邮件正在从Sugar中取消存档,并且在完成该过程后将关闭。存档的电子邮件将从糖的数据库中删除,并且将不再出现在记录的“历史记录”小工具(智能窗格)中,也不会出现在Sidecar模块的“电子邮件”子面板中。此外,SugarCRM类别将不再被存档,因此将从Outlook电子邮件中删除。如果您想在以后再次将电子邮件归档到Sugar记录,只需单击电子邮件功能区中的“归档到Sugar”选项,或右键单击电子邮件并选择“归档到Sugar”。 

注意:如果 已为已存档的电子邮件启用了“自动存档将来的电子邮件”选项,则在取消存档电子邮件后,该对话中的将来电子邮件将禁用该选项,并且将从右键菜单中删除“从自动存档取消标记”选项。如果要保留此自动存档选项,以允许对话中的未来电子邮件继续存档到Sugar,只需导航到SugarCRM插件设置 窗口并禁用“在电子邮件未存档时停止对话自动存档”选项。

注意:如果您在Outlook中使用IMAP邮件帐户(例如Gmail),则无法取消从Sugar存档电子邮件的功能。 

查找Sugar电子邮件地址

在Outlook中编写电子邮件或创建日历事件时,可以在Sugar中查找联系人或潜在客户的电子邮件地址以用作被邀请者或填充电子邮件的“收件人”,“抄送”和“密件抄送”字段。要执行搜索,请单击功能区中的“查找糖地址”选项,然后将打开“联系人和潜在顾客”窗口。

注意:如果您分配的角色限制了对“联系人”和“潜在顾客”模块的访问,则“查找糖地址”选项将被禁用。
CreateEmail LookupSugarAddress 2016

默认情况下,搜索将被过滤以仅显示分配给您的记录,但是您可以取消选中“仅我的项目”框以搜索Sugar中的所有联系人和潜在顾客记录。如果为您分配了禁止访问其中一个模块(例如Leads)的角色,则这些模块记录将无法搜索和选择。 

要执行搜索,请在“搜索”框中输入联系人或潜在顾客的姓名,然后单击“搜索”或按键盘上的“ Enter”。您可以从结果列表中选择记录的名称,然后单击“添加到”,“添加抄送”或“添加密件抄送”按钮,以将电子邮件地址添加到相应的字段中。从字段中选择电子邮件地址,只需突出显示特定的电子邮件地址,然后单击“删除”按钮即可。添加完所有电子邮件地址后,单击“确定”,然后将相应地填充电子邮件的“收件人”,“抄送”和/或“密件抄送”字段。 
存档电子邮件查找糖地址窗口2013

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